Sljedeći je gostski post Himea, jednog od prvih čitatelja. Hime je menadžer u tvrtki za strategijsko savjetovanje koja voli violinu i ide na neplanirane avanture. Nadam se da uživaš!

U redu, svi ste pročitali e-poštu i rekli si "Ne osjećam se kao odgovor na to sada ću to učiniti kasnije"Samo da ta e-adresa nestaje u dubokom ponoru i potpuno zaboravi da ste ostavili pošiljatelja visi?

Hajde, znam da si to učinio barem jednom. Ako to učinite više kao svaka treća e-pošta - CLUNK! To me udarim iznad glave prevelikim gumenim čekićem dok se oduprnem uranku da se od vas protrlja tvrdoglavost. Mislim da pretjerujem? Možda malo, ali pokušavam spasiti vašu karijeru i odnose, pa molim vas obratite pažnju!

NEMOJTE UČINITI HARD WAY

Općenito sam brz i dosljedan u vezi s odgovorima na e-poštu odmah (najkasnije 24 sata), a osobito prijateljima, obitelji, klijentima i suradnicima koji volim ... zašto mislim na sve moje suradnike. Međutim, jednom prošle godine prošlo sam veće vrijeme ....

Imam težak klijent koji je poznat po tome što je vrlo nestrpljiv i zahtjevan, često s zahtjevima koje moja tvrtka ne može smjestiti zbog kršenja ugovora ili financijskih ograničenja. Jednog dana sam dobio e-mail od njega koji se žalio na projekt koji je moj tim generirala kasno. Bio je u poricanju da je razlog zbog kojeg je izvješće kasnilo iz njegovog tima dajući nam nepotpune podatke koje smo morali slijediti od njih u više navrata.

Bilo je tako razdraženo da nas je optužio zbog njihove nesposobnosti da dopustim e-mailu da zaludi u svojoj sandučiću dok sam se prebacila na druge stvari. Nije zaslužio više vremena! Dječak sam bio glup. Ono što nisam shvatio bilo je to zato što je moj klijent bio uzrujan (opravdan ili ne), postao je bijesan što sam ignorirao njegovu e-poštu, pa je završio pozivom šefa šefa da ga žvače o mojoj nevjerici. Ouch. Odjednom sam postao idiot jer se nije nosio s situacijom i morao sam se klanjati glavom čovjeku koji potpisuje svoju plaću. Joj!

Iako svi primamo 100 e-poruka dnevno, od presudnog je značaja aktivno gledati poruke e-pošte koje su upućene vama ili vašem timu. Bit će vremena kada će klijent možda izvući nešto što nije tvoja krivica, ali vaša je odgovornost to pravovremeno objasniti bilo telefonom ili neagresivnim e-poštom. Vaša karijera ovisit će o tome. Nemojte riskirati izgubiti klijenta, prijatelja ili vašu reputaciju jer ste poznati kao zloglasni neodgovorni.

Savjeti za preuzimanje nadzora nad vašom e-poštom:

  • Ne može li odmah odgovoriti? Koristite Označi kao nepročitanu funkciju kako biste se kasnije sjetili da biste odgovorili.
  • Napravite pravila e-pošte za automatsko sortiranje i usmjeravanje e-pošte za vas.
  • Ostanite organizirani i razvili sustav koji vam odgovara. Moja primljena pošta sadrži samo e-poruke kojima se nisam obratio. Sve što sam završio dobiva se u mapu.
  • Stvorite smislene mape i podmape. Sustav podnošenja podataka je učinkovit samo kada znate kamo odlaziti da biste dohvatili nešto.
  • Najprije postavite prioritet i obradite najhitnije e-poruke. Mnogi programi poput programa Outlook omogućuju dodjeljivanje različitih zastavica boja za praćenje prioriteta. Možete čak dodijeliti naziv kategorije za svaku zastavicu boja, vrlo korisno!
  • Trebate napraviti istraživanje prije nego što ste dobili odgovor na e-adresu klijenta? Odmah se obratite klijentu i obavijestite ih da istražujete problem i nastavit će se za nekoliko dana.
  • Pogledajte ukupnu veličinu pristigle pošte i ispraznite smeće. Puno poslužitelja prestat će slati nove e-poruke ako je vaš račun prešao ograničenje veličine.
  • Odbacite se od raspravljanja, prigovora i primjedaba u e-porukama. E-poruke ostavljaju trajnu stazu koju ne želite izvući i kasnije progoniti.
  • Svi smo zauzeti, ali to ne znači da možete ignorirati poruke e-pošte svojih prijatelja. Obitelj će vam vjerojatno oprostiti što je krivo, ali prijatelji će ga držati protiv vas ako ih nikad ne odgovorite.
  • Redovito provjeravajte svoju mapu neželjene pošte Spam filteri nisu savršeni, a ponekad važne poruke e-pošte mogu doći do pogreške!

ZAKLJUČAK

Ako redovito vježbate sve te savjete, aktivno poboljšate komunikaciju! Nemojte smanjivati ​​vještine e-pošte - ostati na vrhu e-pošte i pravovremeno i pristojno reagirati ključne su vještine jednako važne kao i sastanci licem u lice u našim trenutnim radnim okruženjima. Puno radnih mjesta ne bilježe telefonske razgovore, ali mogu jamčiti da većina njih arhivira svaku e-poštu koju ste ikad poslali! Budite aktivni s vašom e-poštom i izbjegavajte poznavanje osobi s pristiglom poštom s crnom rupom!

čitatelji, koliko e-mailova imate ukupno u pristigloj pošti? Koliko ih je nepročitano?

Što biste rekli da je prosječno vrijeme odgovora iznad e-pošte?

Je li e-pošta vaš željeni način komunikacije? Ako nije, što je?

Keigu,

Sam @ - "Slicing kroz Money's Mysteries"

Folllow na Twitter @FinancialSamurai i pretplatite se na naš RSS feed.

Komentari Na Mjestu: