U mojoj pristigloj pošti imam više od 3.000 nepročitanih poruka e-pošte. Doduše, namjerno sam dopustio da ulazna pošta prikuplja te poruke e-pošte kako bi napisala ovaj članak. U roku od dva sata otišao sam od 3000 do gotovo 400, koristeći metodu koju ću opisati u nastavku.
Još uvijek imam vremena prije nego što dođem do "inbox nula". Što to pitate? Inbox Zero je pristup upravljanju e-poštom koji ima za cilj zadržavanje pristigle pošte što je moguće bliže nuli.
U Doughroller podcastu (DR 133) otkrili smo strategiju za upravljanje tisućama e-poruka koje dolaze u više pretinaca e-pošte s Doughrollerom. Sustavno prolazi kroz pristiglu poštu, otkazuje pretplatu na biltene i arhiviranjem, odgovaranjem na poruke i brisanjem pojedinačnih poruka, Dough Roller je na kraju preuzeo i trenutačno održava Inbox Zero.
Moj osobni cilj je Inbox 50 i vjerojatno to mogu učiniti u sljedećih nekoliko dana. Evo kako:
Google Labs i treće strane Gmail dodatke
Prvi je korak da provjerite možete li se kretati Gmailom. Možete gledati videozapis o tome kako postati Gmail ninja, čitati oko 15 Gmailovih produktivnosti, ili implementirati 13 Gmail Hacks koji će odmah povećati produktivnost kako bi naučili više o učinkovitom korištenju usluge Gmail.
Čak i uz odgovarajuću obuku, problem je u tome što se Gmail neprestano mijenja. Mnoge eksperimentalne Gmail značajke Google Labsa postaju standardne značajke. Budući da Google razvija i usvaja nove sposobnosti, on također čini nekim dodacima treće strane zastarjelom.
Slijedi nekoliko primjera značajki koje su nekad bile eksperimentalne ili zahtijevale dodatak treće strane:
Pregledi dokumenta, jednom značajkom Google Labs, sada vam omogućuju pregled dokumenata bez potrebe da ih najprije morate preuzeti.
Slanje i arhiviranje e-poruka, još jedna bivša značajka Google Labs, omogućuje slanje e-pošte i arhiviranje istovremeno.
Odgoda, nekad dodatka, koristi se u Inboxu kako bi se podsjetio da poduzmete akciju na određenu e-poštu kasnije ili kasnije.
Gmail sada ima jednostavnu upotrebu značajke One-Click Unsubscribe za većinu biltena. Postoje usluge poput Unroll.me koji će vas jednostavno otkazati od newslettera, ali što je lakše od jednog klika?
Glazba je stalno objavila nove značajke, a konstantno se razvijaju nove dodatke i integracije za Gmail treće strane. Zbog toga može biti zbunjujuće za jednostavno kretanje kroz najnovije izmjene Gmaila, a kamoli utvrditi koja će aplikacija treće strane pomoći da najbolje dođete do Inbox Zero. U ovom ću članku pokazati svoju verziju implementacije Robbergerove Inbox Zero strategije pomoću samo najnovijih Googleovih značajki (od srpnja 2016.).
Moja strategija Inbox Zero koristit će Gmail i Inbox, koji dijele isti poštanski sandučić. Razmislite o tome na dva načina da pogledate svoju e-poštu:
Gmail je jednostavno vaš poštanski sandučić.
Inbox (Google) platforma je produktivnosti koja povezuje vašu e-poštu s bilješkama, podsjetnicima i kalendarom.
- U suštini je Googleov uzeti vrlo sličan sustav GTD produktivnosti.
- Ona mijenja način razmišljanja e-pošte pretvaranjem poruka e-pošte u zadatke.
- E-poštu možete postaviti na stranu odgodivši ih.
- Povezuje se s vašim mobilnim uređajima kako bi vas automatski obavijestio o zakašnjelom letu e-pošte ili odgođenog podsjetnika.
- Što više komunicirate s njim, to više uči o vama, a što korisnije postane.
Kako dohvatiti Inbox Zero koristeći Gmail i Inbox
1. Posvetite vrijeme za e-poštu. Ako primite veliku količinu poruka e-pošte, možete ih jednostavno zakopati ako ne posvetite odgovarajuću količinu vremena za pregled vaših poruka. Planirajte prema vašoj količini e-pošte.
2. Otkažite pretplatu na biltene. Gmail sada ima jednostavnu značajku za otkazivanje pretplate. Ako koristite Gmail zadani pretinac pristigle pošte, većina vaših e-mail newslettera bit će u mapi Promocije. Kliknite jedinstvene biltene na koje želite otkazati pretplatu i kliknite gumb Otkaži pretplatu (povremeno ćete morati kliknuti na vezu navedenu u e-poruci). Vi samo trebate to učiniti jednom po newsletteru i ne smetaju se da ih izbrišete (pokrit ćemo to u koraku 4).
Google ulazni spremnik automatski snima vašu e-poštu točno na isti način kao i Gmail zadani pretinac pristigle pošte, koristeći Društvene mreže, Ažuriranja, Promocije i Forumi. Ove i ostale zadane postavke pristigle pošte čine većinu pristigle pošte svakog korisnika i tako ih kategoriziraju u Google ulaznom spremniku, omogućuju vam da lako upravljate i pregledavate svoje e-pošte povezivanjem.
- Preskočite neželjene e-poruke u svoj paket i idite na sljedeću e-poruku (kasnije ćemo ih izbrisati).
- Jedan dodir: Odgovor i / ili Provjera. Pokušajte dodirnuti svaku e-poruku samo jednom.
- Odgovor i Provjera. Ako možete odmah odgovoriti, učinite to. Kliknite na ček nakon slanja da biste ga arhivirali.
- Ček. Ako je e-pošta zadnji korak u istrazi ili akciji, kao što je potvrda za isporučeni paket, označite kao učinjeno klikom na ček.
- Spremi za kasnije: Premjesti, prikvači ili odgodi. Ako ne možete riješiti e-poštu samo jednim dodirom, to su vaše druge opcije:
-
Pomaknite se na neki drugi paket koji ćete kasnije adresa.
-
Prikvačite najvažnije poruke e-pošte.
-
Odgodite kako biste podsjetili da poduzmete akciju na e-poruci kasnije ili kasnije.
4. Nuke vaš paket u pristigloj pošti. Ovo je moj omiljeni dio.Nakon što ste odgovorili, označili, premjestili, prikvačili ili odgodili sve važne poruke e-pošte u paketu, kliknite ostatak da biste izbrisali ostatak. Ponovite korake 3 i 4 za svaki paket. To je mala pobjeda svaki put!
-
Osnovno pretraživanje - Možete pretraživati izravno iz okvira pomoću operatera za pretraživanje. Volim koristiti više vođene "Prikaži opcije pretraživanja"
- Napredno pretraživanje. U opcijama pretraživanja možete koristiti više specifičnih kriterija pretraživanja.
- Najkorisnije opcije koje možete koristiti za pretraživanje putem e-pošte su:
- Citati će vam omogućiti da tražite fraze
- Naredbe za pretraživanje svih riječi ili fraza. Primjer: jabuke, banane, mrkve rezultirat će e-poštom koja sadrži sve one hrane na popisu.
-
Vertikalne trake "| "(Obično iznad tipke Enter) će tražiti BILO riječi ili fraze. Vertikalne trake ne rade u odjeljku "Nemate". Ovaj primjer traži ANY email poslanu od neposredne obitelji.
-
Filteri. Možete jednostavno izraditi filtre iz pretraživanja. Obavezno primijenite oznaku za svoje kriterije pretraživanja.
- Pazite na filtre koji preskaču pristiglu poštu. Nećete primiti obavijest na telefonu ili pregledniku. Za poruke e-pošte mojih prijatelja, obitelji ili suradnika postavljam ih da odmah arhiviram jer su to pristigle pošte koje pratim dosljedno.
-
Oznake. Gmailov sustav oznaka jest njegova verzija mapa. Izradite nove oznake izravno u opcijama pretraživanja dok istodobno izradite filtar.
- Nemojte se luditi s naljepnicama! Pokušajte "grupirati" svoje najčešće primljene poruke e-pošte u malu, upravljivu količinu oznaka. Primjeri: Obitelj, Crkva Grupa, Kuglana.
-
Uključite svoje oznake u pakete u Google ulaznom spremniku. Skretanjem filtera u pakete lako možete ponoviti korake 3-4 za sve novo stvorene pakete.
6. Individualne e-pošte - odgovor, arhiviranje, označavanje kao neželjena pošta ili brisanje. Najbrži način rješavanja poruka e-pošte koji se nisu pojavili u paketu upotrebljavaju Gmail Prečaci koji rade u bilo kojoj otvorenoj poruci e-pošte pomoću Gmail ili Inbox. Saznajte ove četiri važne prečace:
- Odgovori "r" na teme ili pitanja koja su ostala neriješena i mogu zahtijevati vašu buduću pozornost.
- Arhiva "e" ili Odgovoriti i arhivirati (bez prečaca). E-poruke koje ne zahtijevaju buduću pozornost.
- Izbriši "#" (Shift + 3). Obriši neželjene e-poruke.
- Spam "! "(Shift +1). Što više neželjenog sadržaja označite, to više Google uči što je i nije neželjena pošta.
Savjet
- Ako imate Android uređaj, upotrijebite aplikaciju Googleova služba informacija kako biste automatski primali odgodu upozorenja Inbox i još mnogo toga!
-
Da biste se lako prebacivali između Gmail i Inbox, poništite ovu značajku u Postavkama Inboxa.
- Gmail
- Svakako aktivirajte tipkovničke prečace i odgovarajte i arhivirajte u svojim postavkama Gmaila.
- Kombinirajte više računa e-pošte u jedan Gmail ulazni spremnik. Za većinu korisnika s dva do tri računa, kombinacija e-pošte u jednu primljenu poštu savršena je ideja!
- Napredni korisnici: koristite prioritetnu poštu na Gmailu. Budući da se Inbox automatski spaja u kategorije, zaista nema smisla upotrebljavati zaliho zadani pretinac pristigle pošte za Gmail.
-
Moj omiljeni filtar označit će svaku e-poruku s riječima Google Checkout, narudžbom ili transakcijom kao Primici
-
Možete jednostavno boju označiti oznake tako da kliknete kvadrat pored oznaka i odaberete boju.
- Google Inbox
- Pogledajte ovaj Ulaznica vara
- Budući da je Inbox dinamična web stranica, promijenit će se prema veličini i rezoluciji vašeg monitora. Preporučujem upotrebu 20 "ili većeg monitora s najmanje 1080p kako biste je mogli koristiti udobno.
-
Zabrinuti se za besplatno stanovanje. Ako slučajno nanesete svoj paket, možete ga poništiti na donjem lijevom dijelu.
- Budući da DoughRoller bavi tisućama e-pošte odjednom, slanje e-pošte je najsporiji način dobivanja osobnih financija i savjeta. Ako želite brži odgovor, pridružite se našoj Facebook grupi da biste dobili brzi odgovor na vaše pitanje umjesto izravnog slanja e-pošte.
Google Inbox je budućnost e-pošte. Što ga više upotrebljavate, to više uči kako ga upotrebljavate i što se više prilagođava vama. U skoroj budućnosti, više neće biti ručno izrađenih filtara za grupirane e-poruke - Inbox će samo "naučiti" e-poruke za grupiranje. Do tog trenutka upotrijebite ovaj vodič da biste dobili i zadržali se u mapi Inbox Zero.