Potpuni vodič za učinkovito organiziranje vašeg posla i pošte

Sadržaj:

Potpuni vodič za učinkovito organiziranje vašeg posla i pošte
Potpuni vodič za učinkovito organiziranje vašeg posla i pošte

Video: Potpuni vodič za učinkovito organiziranje vašeg posla i pošte

Video: Potpuni vodič za učinkovito organiziranje vašeg posla i pošte
Video: Kada kupujete polovan auto, na ove stvari trebate obratiti pažnju 2024, Ožujak
Anonim

Kako organizirati radove

Svi bi voljeli misliti da smo na ili blizu bez papira (a možda i neki od nas). Međutim, istina je da većina nas još uvijek prima dovoljno puževa pošte kako bi bila bolna za brigu i organizaciju.

Imajući ogromne gomile dokumenata koji polagaju oko sebe može ostaviti samo jedan osjećaj neorganiziran i malo pod stresom. Poslijepodnevna vrijednost rada može vam trajno postaviti sustav koji će olakšati taj pretrpan osjećaj. Trebalo mi je nekoliko godina da razvijem učinkovit sustav vrijedan dijeljenja. Evo ga:

Od spremnika do kojeg?

Kada ga slomite, sve poštanske pošte mogu se podijeliti u četiri kategorije. Ova faza je često najteži dio procesa jer zahtijeva da donese odluku o vrijednosti komada papira u ruci. Evo četiri kategorije:
Kada ga slomite, sve poštanske pošte mogu se podijeliti u četiri kategorije. Ova faza je često najteži dio procesa jer zahtijeva da donese odluku o vrijednosti komada papira u ruci. Evo četiri kategorije:

1. Reciklirati: To je obično neželjena pošta ili pošta koja nemaju ništa što ne biste željeli da netko drugi zna o vama na njemu. Stavljam svu ovu poštu u smeđu papirnatu vrećicu, a zatim se svake srijede odveze do rubnjaka za podizanje.

2. Razbiti, a zatim reciklirati: To je poruka e-pošte i dokumente koji imaju potencijalno neku vrstu osobnih identifikatora

dovesti do neke vrste krađe identiteta ukoliko je ukradeno. Ako nemate papirnu rupu, to je MORA JE.
dovesti do neke vrste krađe identiteta ukoliko je ukradeno. Ako nemate papirnu rupu, to je MORA JE.

3. Poduzeti: Za sljedeće dvije kategorije držim smeđu manila mapu na stolu za kavu s oznakama na njima. Prva je označena "poduzeti radnju". Ne ironično, to znači da papir ima nekakvu akciju koju moram preuzeti. Možda je to zakon koji mora biti plaćen, upitnik kojemu se moram vratiti ili nešto drugo.

Ova mapa može poslužiti i kao podsjetnik za poštu koju trebate pokrenuti, nasuprot reaktivno odgovoriti na. Možete jednostavno napisati bilješku ili staviti prazan omotnicu unutar mape tako da sljedeći put kada izbrisate mapu, možete poduzeti akciju. Obično je dobro očistiti mapu jednom tjedno.

4. Datoteka: To je sve stvari koje ne trebate poduzeti kako biste mislili da je dobro zadržati se. Može uključivati medicinske dokumente, platne liste, porezne dokumente, investicijske izvještaje itd. (Vidi dolje). Trik ovdje je da zadržite samo ono što vam je potrebno zadržati, jer ćete brzo pronaći svoje datoteke da se prekoračenje.

Kako dokumentirati dokumente učinkovito

Svi vaši dokumenti trebaju dom. Za to imam dvoslojni kabinet s oznakama vješalica. Vrste datoteka razvrstavaju se u "roditeljske kategorije" i "podkategorije" prema temi. Ovdje su roditeljske kategorije (svaka s velikom vješalicom), a pretplatnik koji imam u sebi, a svaka ima svoju vlastitu neovlaštenu mapu:
Svi vaši dokumenti trebaju dom. Za to imam dvoslojni kabinet s oznakama vješalica. Vrste datoteka razvrstavaju se u "roditeljske kategorije" i "podkategorije" prema temi. Ovdje su roditeljske kategorije (svaka s velikom vješalicom), a pretplatnik koji imam u sebi, a svaka ima svoju vlastitu neovlaštenu mapu:
  • Raditi: izvješća o plaću, potvrde o troškovima
  • Dom: home osiguranje, procjene poreza na imovinu, hipoteka, hipoteka, projekti za poboljšanje doma
  • Medicina: zubarsko, medicinsko, zdravstveno osiguranje, životno osiguranje
  • Umirovljenje: Izjave 401K, izjave o socijalnoj sigurnosti
  • Ulaganje: Jedna mapa za svaki račun brokerskog društva koji posjedujem, bankovne izjave, opcije dionica tvrtke
  • Auto: naslov, osiguranje, evidencija o održavanju (volim zadržati u mom autu)
  • Porez: porezni dokumenti, svi dokumenti iz prethodne porezne godine, svi dokumenti od prije dvije porezne godine, svi porezni prihodi koji se mogu odbiti
  • računi: telefon, internet, kabel, plin, struja, voda, kreditna kartica
  • Razno: bilo što drugo što osjećate vrijedi čuvati

Što se događa kada se moja filers dobiti previše puna?

Imam tri koraka za rješavanje ovog problema i smanjivanje nereda u mom ormaru:

  1. Kada primim novi dokument koji se podnosi, postavljam ga u poleđini svoje mape za sadržaj, tako da je sve organizirano prema datumu, a najstariji dokumenti.
  2. Jednom godišnje prolazim kroz ormarić i razbijam stvari koje najvjerojatnije više ne trebaju.
  3. Držite dobre stvari. Volim zadržati godinu dana (barem) za gotovo sve. Neke stvari poput poreznih dokumenata vratim se najmanje 2 godine. Ostale stvari, nikada se nikad ne riješite - vjerojatno znate koje dokumente to jesu.

Konačne misli o organiziranju nereda papira

Ako ste u mogućnosti, pokušajte ukloniti mnogo papirologije kao što možete po izboru za e-poštom izjave. Malo djelo i organizacija mogu svakako podići veliku težinu s ramena, pospremiti vaš životni prostor i olakšati pronalaženje stvari. Vi svibanj također naći da ste puno više na vrhu stvari i ne propustite poduzeti akcije kada je to potrebno.

  • Imate li organizaciju papirnatih organizacija?
  • Što radi za vas?
  • Jeste li blizu bez papira?

Preporučeni: