Pretvorite Gmail u mršav, srednji produktivni stroj s ovih 15 savjeta, trikova i alata

Mnogo malih poduzeća koristi Gmail za svoje potrebe za e-poštom. To je ono što sam učinio posljednje dvije godine ili tako. I, naravno, samo o svima ima osobni Gmail račun.

Međutim, kada sam počela upotrebljavati Gmail, bio sam iznenađen koliko bi to moglo biti izazovno. Činilo se da je e-mail koji sam znao da sam primio prije samo jedan dan bio skriven. I način na koji se povezuju srodne e-pošte može biti jako zbunjujuće (barem ovom starom čovjeku).

Srećom, postoji mnogo savjeta i alata za poboljšanje produktivnosti vašeg Gmail iskustva. Dok se ovaj popis usredotočuje na potrebe e-pošte malih tvrtki, svatko može imati koristi od tih resursa.

Značajke G-Mail koje biste trebali koristiti

1. oznake: Gmailova etiketa sustav je njegova verzija mapa. No, umjesto da morate povući poruke e-pošte u određenu mapu, možete jednostavno, "označiti". Pomoću te značajke možete dodijeliti jednu ili više oznaka na e-poštu, pa vam nudi veću fleksibilnost u pogledu mogućnosti sortiranja. Na primjer, ako imate šefa e-pošte koja je povezana s određenim klijentom, možete je označiti pod vašim šefom i klijentom. Ako trebate vidjeti e-poštu od svog šefa, ta će se e-pošta sa svima ostalima pojaviti od njega. Isto se događa kada potražite e-poštu od klijenta. Oznake se također mogu pridružiti e-porukama koje pišete u mapi Poslano ili Skice.

2. Pretražite operatore: Jedna od stvari koje vašem životu olakšava prilikom korištenja usluge Gmail jest da imate snažan alat za pretraživanje koji možete koristiti za pronalaženje e-pošte. Upoznajte se s operatorima pretraživanja kao što su :, do :, subject :, ili, i ima: privitak da biste lako pronašli ono što tražite. Potpun popis tih operatora pretraživanja potražite ovdje.

3. Pristigla pošta prioriteta: Prioritetna pristigla pošta pokazuje koja su vam e-pošta važna. Kada je riječ o tome, Google zapravo obavlja veći dio posla jer upotrebljava algoritam koji bilježi poruke e-pošte koje obično čitate i one koje ste označili zvjezdicom. Otkrila sam da Gmail treba neko vrijeme da nauče vaše postavke. No, jednom kada to učini, ta je značajka prilično korisna.

4. filteri: Uvijek napravite filtre koji će vam pomoći da automatizirate zadatke. Na primjer, možete odmah proslijediti poruke e-pošte koje dolaze s određene adrese e-pošte u drugi okvir e-pošte. Ili možete imati sve newslettere na koje se pretplatite poslane izravno u arhiv, tako da ne ometa vašu pristiglu poštu, što vam omogućuje kasnije čitanje. Ili možete imati e-poštu od šefa koji je odmah označen i označen kao važan samo stvaranjem odgovarajućih filtara.

5. Zvijezde: Zvijezda pored određene e-pošte može se kliknuti da bi pokazalo da je važno.

Vježbe

A onda su i Labovi. Google vam omogućuje korištenje eksperimentalnih značajki i funkcija koje možete koristiti s vašim Gmailom.

Morat ćete omogućiti Labsima da to rade. Da biste to učinili, kliknite ikonu Gears koja se nalazi u gornjem desnom kutu stranice Gmail i odaberite Postavke. Potražite karticu Labs.

Da biste omogućili određenu značajku Labs, samo označite radio gumb na Omogući.

Mashable je istaknuo popis značajnih Gmail Labsa. Popis uključuje:

Right Hand Chat: G-Talk chat dostupan je u vašem Gmail prozoru. Prema zadanim postavkama, nalazi se na lijevom dijelu zaslona. Pravo rucni razgovor omogućuje prijenos prozora za chat G-Talk na desnu stranu zaslona. To će vam biti korisno ako želite vidjeti sve vaše online kontakte u jednom pokretu.

Pregled kalendara: Ako upotrebljavate Google kalendar kako biste upravljali rasporedom i oslonili se na to da zadržite svoje obveze, ovo je Labs izvrstan dodatak vašoj e-pošti. Ne morate dignuti telefon ili otvoriti drugi prozor da biste vidjeli jeste li dostupni za tu neočekivanu kavu pozvati svog prijatelja koji je upravo stavio u poštu.

Pregled dokumenta: Isto vrijedi i ako koristite Google dokumente. Ovaj pregled prikazuje vaše nedavno pristupene dokumente, omogućujući vam da kliknete na jedan bez napuštanja svoje e-pošte.

Pošaljite i arhiviraj: Ako se bavite s puno e-mailova, možda biste željeli aktivirati ovu značajku. Omogućuje vam automatsko arhiviranje poruke e-pošte nakon što ste mu odgovorili.

Auto Advance: Ova vam značajka omogućuje da odlučite što će G-Mail učiniti nakon što ste odgovorili ili izbrisali e-poštu. Treba li otvoriti sljedeću poruku ili se vratiti u pristiglu poštu?

Izravni odgovor: Ako imate standardan odgovor za neke e-mailove kao što su odgovor na zahtjev za prijedlog ili da biste predstavili svoju tvrtku, te predloške možete spremiti kao odgovor u obliku konziliranja. Kada primite e-poštu, možete samo kliknuti padajući izbornik Canned Responses i odabrati odgovarajući odgovor s popisa. Nema više pisanja dugotrajnih ponavljajućih poruka e-pošte.

Njima bih dodala:

Poništi slanje: Ako ste na vrijeme shvatili da ste poslali poruku e-pošte pogrešnom primatelju ili ako ste nešto zaboravili, još uvijek možete zaustaviti slanje. Jedino ograničenje je da imate samo nekoliko sekundi nakon slanja e-pošte da biste je poništili.

Ikona autentifikacije za provjerene pošiljatelje: To samo radi za Paypal i eBay za sada, ali ovaj Labs vam može pomoći u rješavanju krađe identiteta, obavještavajući vas da li e-mail dolazi od ovlaštenih pošiljatelja ili ne.

Želite još dodatne dodatke koji će vam pomoći upravljati Gmailom? Zatim pročitajte i isprobajte ove alate kako ih preporučuje Dani Fankhauser u Mashableu:

6. BananaTag. Ako želite znati je li vaš šef otvorio e-poštu koju ste poslali i zatražili sastanak kako biste razmotrili povećanje plaće, trebali biste upotrijebiti Bananatag.Vrlo je slično onome što marketinški servisi e-pošte koriste da vide tko otvara njihovu e-poštu i dobije mjerne podatke i podatke iz svojih kampanja e-pošte. Sada ga možete besplatno koristiti s vašim Gmail računom za najviše pet e-poruka.

7. Pošaljite s Gmaila. Nije li neugodno da vidite adresu e-pošte na web stranici i kliknete na njega samo da biste imali Microsoft Outlook ili druge klijente e-pošte koji ne koristite pop-up? Pomoću ovog proširenja za Chrome to će vas kliknuti na novu karticu koja vam omogućuje sastavljanje e-pošte pomoću vašeg Gmail računa.

8. Izvješća. Jeste li se ikada zapitali što taj kontakt kontaktira na Twitteru ili na Facebooku? Možete upotrijebiti ovaj dodatak za preglednik kako biste prikazali veze svojih kontakata na Twitter, LinkedIn i Facebook. Vrlo je zastrašujuće u voajerskom obliku.

9. Odgodite. Za one s dodavanjem poput mene (hej izgled, nešto sjajno), ovaj alat djeluje kao gumb za odgodu novog zadatka koji je privukao vašu pažnju kako biste se kasnije vratili. Možete postaviti određeni sat ili dan. Kada dođe određeno vrijeme, dobit ćete obavijest koja vam omogućuje da otvorite e-poštu ili ga zakazati za drugi put.

10. Timer pošte za Gmail. Timer pošte za Gmail govori vam da prijeđete na sljedeću e-poštu ako potrošite 2 minute na nju. Također vam govori kada imate još 30 sekundi. Izvrsno se disciplinirate da ne trošite previše vremena na samo jednu e-poštu. Također je sjajno ako vam dan nije dovoljno stresan i tražite pravi izazov. Naravno, uvijek je možete odgoditi ako dvije minute nema dovoljno vremena!

11. Boomerang. Ovaj dodatak omogućuje zakazivanje e-pošte za slanje kasnije.

12. KeyRocket. Ako želite privući glavu oko brojnih prečaca koje Gmail mora pomoći da osvojite potres e-pošte, jednostavno morate instalirati program KeyRocket kako biste lakše upoznali prečace za ono što radite na usluzi Gmail. Na primjer, ako ste upravo pokušali sastaviti novu e-poštu klikom na gumb za sastavljanje, pojavit će se i reći vam da biste samo mogli pritisnuti C za to. Naravno, morate uključiti prečace na kartici Postavke.

13. Attachments.me. Ovaj dodatak omogućuje jednostavno umetanje datoteke koju pohranite na Google disk, kutija, Dropbox ili druge usluge pohrane na oblak u svoju e-poštu umjesto da trošite vrijeme da ga prenesete.

14. Radna skupina. Ako želite tretirati e-poštu kao stavke na popisu obveza, Taskforce je za vas. Ovaj dodatak pretvara vaše e-poruke u zadatke ili ih samo dodaje u postojeći zadatak.

15. Gmail Obavijesti. Ako ste dulje vrijeme koristili stolne klijente za svoje e-pošte, cijenit ćete Gmail Notifier koji vas obavještava kada imate novu poštu u Gmailu.

Puno, misliš? Svi ti čepovi, kada se uzmu zajedno, mogu biti neodoljivi, ali oni čine život jednostavnim Gmailom. Osim toga, ne morate ih sve koristiti. Sve što trebate učiniti je odabrati one koje vam stvarno trebaju i one koje će vam uvelike pomoći za vas i vaše poslovanje.

Ažuriranje: Ryan iz Money Money Life spomenuo je Sanebox u komentarima u nastavku. Pročitajte njegovu Saneboxovu recenziju za više pojedinosti.

Komentari Na Mjestu: